Module Agenda partagé
Voici les principales fonctionnalités du module Agenda
L’agenda toujours disponible
Un agenda en ligne apporte beaucoup d’avantages pour vous : toujours disponible, actualisé en temps réel, et modifiable facilement.
L’agenda papier a ses limites : vous ne pouvez pas le multiplier. L’agenda électronique n’est intéressant que si vous pouvez le partager : là est tout l’intérêt d’utiliser celui d’une application en ligne.
L’agenda partagé
Quand une équipe travaille ensemble, l’agenda de chacun peut poser vite question : qui est disponible, qui est là, qui a besoin d’informations ?
L’agenda partagé répond à ces nombreuses questions en proposant des vues croisées :
vue journalière, quotidienne, de tous les collaborateurs que vous souhaitez suivre
vue journalière des disponibilités de chacun
Prise de rendez-vous pour des collaborateurs
La prise de rendez-vous d’une secrétaire pour ses collaborateurs est simplifiée par l’affichage des disponibilités ou indisponibilités de chacun. C’est ce que montre l’exemple ci-dessous : les disponibilités permettent à une secrétaire de remplir l’agenda facilement selon le critères de choix définis par l’utilisateur. Les indisponibilités sont – elles aussi – clairement mentionnées.
Annonces générales
Le principe de l’annonce générale à d’informer toute l’équipe sur des événements marquants de la vie de l’entreprise : absences, événementiels, informations particulières…
Gestion des droits de partage
Les droits de l’agenda permettent à un administrateur de définir précisément qui peut voir l’agenda de qui, et qui peut prendre rendez-vous pour qui. Une formule étendue par un système de filtre autorisant la vision claire de l’information essentielle sur l’agenda.
Fonction de filtrage
Le filtrage permet à l’utilisateur de rendre clair l’information qui le concerne en filtrant temporairement les rendez-vous qui l’intéresse. Une manière simple, rapide, et visuelle de controler l’information et de la rendre plus lisible.
Application mobile
Disponible sur mobile, l’agenda devient outil de partage nomade : consultez votre agenda depuis vos déplacements, de chez vous, bref, à tout moment.
La haute disponibilité de l’information vous apporte le maximum de souplesse dans votre organisation.
Planification de salles depuis l’agenda
L’agenda permet également de planifier des réservations de salles pour vos collaborateurs ou clients. La disponibilité des salles sera également un atout pour simplifier votre activité au quotidien.
Checklist des fonctions de l’agenda
En standard
- Agenda partagé par tous les utilisateurs gestionnaires
- Droits établis par l’administrateur pour autoriser le partage de chaque utilisateur avec chaque autre
- Droits de modification des utilisateurs par d’autres établis par un administrateur
- Partage paramétrable pour visualiser les collaborateurs utiles au partage
- Invitations de collaborateurs à participer à des rendez-vous
- Réponse aux invitations par email pour valider les participations
- Groupes d’invités pour accélérer les invitations aux rendez-vous
- Zoom sur utilisateur pour mieux isoler les rendez-vous de collaborateurs
- Agenda par utilisateur pour permettre la prise de rendez-vous sur le planning
- Disponibilités des collaborateurs pour rendre visible leurs heures de disponibilité
- Impression de l’agenda en format A4/A3, portrait ou paysage, densité normale ou haute
En extensions (modules) offres BUSINESS
- Agenda croisé avec les réservations du planning pour accélérer la réservation de salles
- Gestion de cours avec prise en mains de la séance par un professeur/formateur
- Gestion du planning du personnel définition d’un planning de disponibilités visible sur le planning de salles
